El 1º, 2°, 3º o 4º trimestre del año está por terminar, claro, si tus ciclos de OKRs son trimestrales, y posiblemente estés preparándote para cerrar tus OKRs. En Agile Quest queremos apoyarte compartiendo algunas ideas y mejores prácticas para tu proceso de cierre.
Es común que los departamentos (RRHH, Finanzas, Comercial, TI, entre otros) adopten ciclos de objetivos trimestrales, lo cual es saludable, ya que permite conectar con el entorno operativo y lograr alineamiento y trazabilidad. En este sentido, el cierre de nuestro ciclo trimestral invita a hacer una pausa y analizar el avance de nuestro entorno operativo.
Tomarse un momento para el cierre de OKRs ayuda a que toda tu organización observe lo que ha estado sucediendo, analice la validez de sus hipótesis y recopile nuevos conocimientos e ideas para continuar. Planificar el cierre de tus OKRs te ayuda a tomar decisiones informadas sobre qué hacer a continuación. Hacer una pausa para reflexionar significa que puedes elegir tu próximo movimiento.
¿Cuándo cerrar tus OKRs?
Cierres trimestrales
Dado que comenzarás a trabajar en nuevos OKRs en el próximo trimestre, todos los OKRs del trimestre actual deben cerrarse durante la primera semana del nuevo trimestre, a más tardar.
A menudo, los colaboradores utilizan las últimas semanas de un trimestre para dar un último empujón a sus OKRs. A veces, incluso necesitan los primeros días del nuevo trimestre para concluirlos. Eso es perfectamente válido, por lo que recomendamos que todos cierren los OKRs durante la primera semana del nuevo trimestre. De esta manera, pueden estar seguros de que los resultados finales están disponibles y que los esfuerzos para impulsar el progreso de este OKR han llegado a su fin. Así evitarás frases como: "Sí, el progreso es solo del 40%, pero al cierre de este contrato tendremos un progreso del 60%".
¿Todos los OKRs se cierran al culminar el trimestre?
Muchos equipos consideran ideal cerrar sus OKRs al final del trimestre, sin embargo, nuestros consultores recomiendan cerrar un OKR cuando dejas de trabajar en él. Es decir, si dejas de trabajar en un OKR a mitad de trimestre (por ejemplo, porque lo lograste o porque se volvió irrelevante para la organización), lo mejor es cerrarlo en ese mismo momento. Esto se debe a que el contexto todavía está fresco, lo que facilitará el análisis de los datos generados y la redacción de los aprendizajes para futuros ciclos.
¿Es aceptable cerrar los OKRs en un momento posterior?
Bajo ciertas circunstancias, es aceptable cerrar tus OKRs en un momento posterior. Esto debería permitirse cuando:
Tienes Resultados Clave rezagados.
Tus Resultados Clave necesitan recopilar más datos para asegurarte de que realmente se hayan logrado.
Necesitas un poco más de tiempo para completar todas las iniciativas.
¿Cómo cerrar los OKRs de la mejor manera?
Asegúrate de que todas las personas en tu organización sigan el mismo proceso. Esto garantiza que la información correcta salga a la luz y facilita que todos comprendan la inteligencia recopilada.
Cuando el líder del OKR cierra su OKR, debe preparar un análisis del avance en sus resultados clave, el impacto que estos tuvieron en su OKR y escribir sus notas de cierre. Recomendamos dividir tus notas en 4 pilares:
1. ¿Cómo calificarías tu ejecución?
Obtener una calificación precisa de cómo se desarrolló el trimestre permite que todos en la organización tengan visibilidad sobre qué sucedió con los OKRs anteriores. El estado de cierre es realmente útil para visualizaciones e informes. Recomendamos utilizar los siguientes estados de cierre (dependiendo del tipo de OKRs de tu equipo):
Y aunque existen diversas escalas para evaluar el cumplimientos de tus OKRs, debes considerar que: los OKRs no se califican, se validan es decir al término del ciclo podrás validar si cada una de tus hipótesis (Resultados Clave) te acercaron a tu objetivo.
2. ¿Cuáles fueron los aprendizajes conseguidos?
Independientemente de si se alcanzó o no el OKR, siempre hay aprendizajes importantes que no querrás que se pierdan. Deseas que estos aprendizajes estén fácilmente accesibles para que otros puedan construir sobre ellos. Por lo tanto, es fundamental que el líder del OKR siempre recopile todos los aprendizajes y los almacene en el OKR.
3. Decisiones / Siguientes pasos
Independientemente del progreso del OKR, un buen OKR siempre debe conducir a una buena decisión empresarial. Y una buena decisión equivale a progreso. Utiliza tus aprendizajes para llegar a la decisión correcta para tu equipo o empresa. Almacénalos en el OKR para que no se pierdan y sea fácil encontrarlos en el futuro.
4. Reunión trimestral de cierre (de toda la organización)
Para promover la transparencia y la conciencia, debes considerar organizar una reunión trimestral. Para organizaciones más pequeñas, puede ser una reunión de toda la organización. Las organizaciones más grandes pueden considerar realizar esta reunión a nivel de departamento.
En esta reunión, los líderes de los equipos pueden presentar brevemente las notas de cierre de los OKRs en los que su equipo ha estado trabajando. También es un momento excelente para compartir cómo han funcionado los KPI y en qué estarán trabajando los equipos a continuación.
Es recomendable que los líderes de los equipos proporcionen esta actualización, y no los líderes de los OKR. Simplemente para evitar tener demasiados oradores diferentes durante este tipo de reuniones).
Si decides tener esta reunión trimestral (de toda la organización), debes hacerlo correctamente. Eso significa principalmente:
Planificar con anticipación: Debes programar las reuniones de cierre con suficiente antelación y comunicarlas a todos los participantes.
Asegurarte de que todos estén preparados: Los OKRs deben cerrarse antes de la reunión y los líderes de equipo deben revisar las notas de cierre de los OKRs de su equipo.
Celebrar el éxito: Reconoce las contribuciones de todos los involucrados. Ejecutar un OKR requiere mucha concentración y dedicación. El arduo trabajo de todos merece ser celebrado.
